Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo e tipologia documental.
100 - A respeito de protocolo e tipologia documental, julgue o próximo item. O setor de protocolo é o responsável por receber, autuar, classificar e distribuir toda a documentação que irá circular no órgão, mas o controle da movimentação dos documentos a partir da entrada compete a outro setor.
100 - A respeito de protocolo e tipologia documental, julgue o próximo item. O setor de protocolo é o responsável por receber, autuar, classificar e distribuir toda a documentação que irá circular no órgão, mas o controle da movimentação dos documentos a partir da entrada compete a outro setor.
Passo 1
Beleza, então o enunciado diz: “O setor de protocolo recebe, autua, classifica e distribui toda a documentação que vai circular no órgão, mas o controle da movimentação dos documentos a partir da entrada é feito por outro setor.”
Conteúdo: protocolo e tipologia documental.
O que precisamos: saber exatamente quais são as atribuições do setor de protocolo segundo a teoria de gestão documental.
Conteúdo: protocolo e tipologia documental.
O que precisamos: saber exatamente quais são as atribuições do setor de protocolo segundo a teoria de gestão documental.
Passo 2
Primeiro, vamos ver o que é o setor de protocolo. De forma bem simples, protocolo é o departamento que cuida de todo o trâmite inicial dos papéis:
- Recebe os documentos que entram na instituição;
- Autua, ou seja, dá número de registro (a famosa “autuação”);
- Classifica, atribuindo assunto/código pra identificar do que se trata;
- Distribui internamente pra quem precisa analisar ou despachar.
Passo 3
Agora, e o “controle da movimentação a partir da entrada”? Isso quer dizer acompanhar onde o documento está, quando ele sai de um setor, quando retorna, etc.
Segundo a bibliografia de gestão documental e arquivística (por exemplo, a norma ISO 30300 e manuais de arquivologia), essa atividade de rastrear o documento faz parte do próprio protocolo. É dele também o trabalho de manter o sistema de acompanhamento (seja físico, via pasta, ou eletrônico).
Segundo a bibliografia de gestão documental e arquivística (por exemplo, a norma ISO 30300 e manuais de arquivologia), essa atividade de rastrear o documento faz parte do próprio protocolo. É dele também o trabalho de manter o sistema de acompanhamento (seja físico, via pasta, ou eletrônico).
Passo 4
Logo, não existe “outro setor” que assuma o controle de movimentação assim que o documento entra. Quem faz todo esse controle, do recebimento até a saída final ou arquivamento, é o próprio protocolo.
Resposta
Item falso.