Julgue o item a seguir, acerca de gestão de documentos.
101 - Acerca de gestão de documentos, julgue o item a seguir. O protocolo é o setor responsável pelo arquivamento e pela administração do arquivo intermediário, bem como pelo recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
101 - Acerca de gestão de documentos, julgue o item a seguir. O protocolo é o setor responsável pelo arquivamento e pela administração do arquivo intermediário, bem como pelo recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Passo 1
Beleza, o exercício é sobre gestão de documentos. Ele diz o seguinte: “O protocolo é o setor responsável pelo arquivamento e pela administração do arquivo intermediário, bem como pelo recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.” Então a tarefa é julgar se essa afirmação é verdadeira ou falsa. O conteúdo aqui é “gestão de documentos”, mais especificamente o papel do protocolo e dos arquivos intermediário e permanente.
Passo 2
Pra gente resolver, primeiro é bom lembrar o que faz o setor de protocolo. O protocolo existe pra receber, registrar e distribuir documentos que entram ou saem de uma instituição. Em outras palavras, ele faz a “porta de entrada” e a “porta de saída” da papelada: numera o documento, carimba o dia, aponta quem enviou e quem vai receber, e encaminha pro setor certo. É como se fosse a portaria dos documentos.
Passo 3
Agora, o arquivamento propriamente dito, com guarda e administração dos documentos que já foram usados e precisam ser guardados, é função do arquivo. E esse arquivo tem duas fases:
- Arquivo intermediário: onde ficam documentos que ainda podem ser usados de vez em quando, mas não estão em tramitação ativa.
- Arquivo permanente: onde ficam os documentos que já perderam totalmente a utilidade administrativa, mas têm valor histórico ou legal definitivo.
Quem administra esses arquivos é a área de arquivo, e não o protocolo. O protocolo só registra, numera e despacha; ele não mantém o estoque guardado nem organiza as prateleiras de arquivos intermediário ou permanente.
Resposta
Falso.